Ustanowienie pełnomocnika w sprawach podatkowych

Podatnik, chcąc zlecić prowadzenie sprawy podatkowej pełnomocnikowi, musi udzielić wybranej osobie pełnomocnictwa szczególnego. Upoważnienie sporządza się na urzędowym formularzu. Profesjonalnemu zastępcy - adwokatowi, radcy prawnemu lub doradcy podatkowemu organy podatkowe przekazują korespondencję na adres elektroniczny skrzynki założonej na Portalu Podatkowym lub platformie ePUAP.

Zastępca podatnika

Podatnik ma prawo powierzyć załatwianie swoich spraw podatkowych pełnomocnikowi. Pełnomocnikiem może być każda osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Na ogół jednak do prowadzenia spraw podatkowych angażuje się profesjonalistów: adwokatów, radców prawnych i doradców podatkowych. Podatnik nie może wyręczyć się pełnomocnikiem, jeżeli charakter czynności wymaga jego osobistego działania, np. złożenia zeznań w charakterze strony postępowania.

Obecnie pełnomocnikowi można powierzyć prowadzenie spraw podatkowych na podstawie pełnomocnictwa szczególnego. Takie upoważnienie uprawnia do działania we wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, np. reprezentowania w czasie kontroli, zastępowania w toku postępowania podatkowego czy złożenia wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych. Udzielenie pełnomocnictwa ogólnego, które raz złożone da legitymację do występowania w imieniu podatnika we wszystkich sprawach, będzie możliwe dopiero od 1 lipca 2016 r. Odrębnie wystawia się pełnomocnictwo tylko do odbioru korespondencji (PPD-1) oraz do podpisywania deklaracji podatkowych (UPL-1 lub UPL-1P).

Podatnik, ustanawiając więcej niż jednego pełnomocnika w tej samej sprawie, powinien wskazać jednego z nich jako pełnomocnika do doręczeń.

Trzy formy

Pełnomocnictwo szczególne może mieć formę pisemną, elektroniczną lub ustną. Stanowi o tym art. 138e § 2 Ordynacji podatkowej.

Upoważnienie udzielone na piśmie sporządza się na druku oznaczonym symbolem PPS-1. Składa się je - oryginał lub notarialnie poświadczony odpis - do akt danej sprawy prowadzonej przez organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej. Dopuszczalne jest, aby pełnomocnik okazał oryginał lub notarialnie poświadczony odpis pełnomocnictwa, a urzędnicy sporządzili urzędową kopię i dołączyli ją do akt. Adwokaci, radcowie prawni oraz doradcy podatkowi sami mogą uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa. Organ podatkowy ma jednak prawo zażądać w takim przypadku urzędowego poświadczenia podpisu podatnika.

Druki PPS-1 i OPS-1 są dostępne w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Ordynacja podatkowa.

Pełnomocnictwo szczególne sporządzone w formie elektronicznej należy przesłać przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu właściwego w sprawie, której ono dotyczy. Dokument musi być uwierzytelniony bezpiecznym e-podpisem weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo profilem zaufanym ePUAP. Urzędnicy w razie potrzeby drukują takie pełnomocnictwo i wydruk dołączają do akt sprawy.

Pełnomocnictwo ustne zgłasza się do protokołu. Taką formę udzielenia upoważnienia wykorzystują przede wszystkim osoby, które nie mogą się podpisać, np. z powodu choroby lub zaawansowanego wieku (chyba że pełnomocnictwo podpisze opiekun).

Ustanowienie, zmiana, odwołanie lub wypowiedzenie pełnomocnictwa szczególnego wywiera skutek od dnia zawiadomienia o tym organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej. Zawiadomienie o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu sporządza się na formularzu OPS-1.

E-adres pełnomocnika

Adwokaci, radcowie prawni oraz doradcy podatkowi mają obowiązek podać w pełnomocnictwie adres elektroniczny. Wynika to z faktu, że pisma doręcza się im zasadniczo za pomocą środków komunikacji elektronicznej (ewentualnie w siedzibie organu podatkowego). E-korespondencja jest przekazywana przez Portal Podatkowy (w zakresie wynikającym z odrębnych przepisów) lub przez elektroniczną skrzynkę podawczą.

Adres elektroniczny to nie e-mail danej osoby, ale adres w systemie teleinformatycznym wykorzystywanym przez organ administracji podatkowej. Chodzi o adres na Portalu Podatkowym lub na platformie ePUAP. Kontem założonym na Portalu Podatkowym można jednak obecnie posługiwać się w bardzo ograniczonym zakresie. Wykorzystuje się go w sprawach dotyczących karty podatkowej, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz podatku od spadków i darowizn. Pozostaje więc założenie skrytki na ePUAP. Taki adres elektroniczny ma format: nazwa użytkownika/skrytka. E-mail podaje się natomiast nieobowiązkowo - jako dane kontaktowe. Służy on do mniej formalnej wymiany korespondencji, niewymagającej urzędowego poświadczenia odbioru.

Adwokaci, radcowie prawni i doradcy podatkowi podają adres elektroniczny w pełnomocnictwach składanych od 1 stycznia 2016 r. Upoważnień dołączonych przed tą datą do akt prowadzonych spraw, uznanych za pełnomocnictwa szczególne, nie trzeba uzupełniać o tę informację. Korespondencja jest w tych przypadkach przekazywana zawodowym pełnomocnikom przez internet, o ile złożą wniosek o taki sposób doręczenia pism lub wyrażą na to zgodę. Pełnomocnik ustanowiony i zgłoszony przed 1 stycznia 2016 r. może także wskazać adres elektroniczny, składając PPS-1.

Dalszy pełnomocnik

Pełnomocnik może ustanowić dla swojego mocodawcy dalszych pełnomocników. Adwokaci, radcowie prawni i doradcy podatkowi są do tego uprawnieni z mocy prawa. W przypadku innych zastępców takie umocowanie może wynikać z treści pełnomocnictwa lub ze stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.

Do ustanowienia dalszego pełnomocnictwa można wykorzystać formularz PPS-1. W takim przypadku pełnomocnik udzielający substytucji figuruje jako podmiot ustanawiający pełnomocnika (w części B i C), a dane dalszego pełnomocnika podaje się jako dane osoby uprawnionej do działania we wskazanej sprawie podatkowej (w części D).

Przykład wypełniania PPS-1₍₁₎ (informacje o pełnomocniku i zakresie pełnomocnictwa)