Gazeta Podatkowa nr 27 (1277) z dnia 4.04.2016

Jak uzyskać kopie akt sprawy podatkowej?

Podatnik ma prawo przeglądać i kopiować akta swojej sprawy podatkowej. Utrwalenie dokumentów własnym urządzeniem, np. aparatem w telefonie, praktycznie nic nie kosztuje. Cena odbitek sporządzonych przez urzędnika wynosi od 0,60 zł do 1,20 zł za kartkę, ale koszty wzrastają, jeżeli kopie lub odpisy mają być potwierdzone za zgodność z oryginałem.

Jawne akta

Akta sprawy podatkowej to zbiór dokumentów, opatrzony sygnaturą lub znakiem, odzwierciedlający przeprowadzone przez urzędników czynności i zebrane informacje. Tworzą je: pisma, protokoły, urzędowe adnotacje, oświadczenia itp.

Szczególną rolę pełni metryka. Stanowi obowiązkowy element akt większości spraw. Metryka to swego rodzaju ewidencja dokumentująca przebieg postępowania podatkowego. Odnotowuje się w niej wszystkie osoby uczestniczące w podejmowanych działaniach oraz wykonywane przez nie czynności, np. kto przesłuchał świadka, wezwał podatnika, przygotował projekt rozstrzygnięcia itp. Nie są jedynie rejestrowane działania o charakterze technicznym, np. kopertowanie pism.

Podatnik ma prawo zapoznać się z zawartością akt sprawy, w której jest stroną, na każdym etapie postępowania podatkowego (pierwszoinstancyjnego i odwoławczego), a także po jego zakończeniu. Może przeglądać zebrane materiały, sporządzać z nich notatki oraz wykonywać kopie przy wykorzystaniu własnych przenośnych urządzeń, np. aparatu fotograficznego w telefonie. Czynności te wykonuje się w lokalu organu podatkowego, w obecności jego pracownika. Koszty takiego utrwalania dokumentów znajdujących się w aktach sprawy są praktycznie zerowe. Samodzielne kopiowanie materiałów nie zawsze jednak wchodzi w rachubę. Urzędnicy, na żądanie podatnika, wydają kopie i sporządzają uwierzytelnione odpisy. Trzeba za to zapłacić z własnej kieszeni.

Cennik opłat

Cena urzędowego dokumentu zależy od tego, co podatnik chce uzyskać: sporządzenie odbitki, wydanie uwierzytelnionego odpisu czy uwierzytelnienie przedłożonej przez siebie kopii. Wykonanie zwykłej kopii lub odpisu to koszt: 0,60 zł (za jedną stronę jednostronnej odbitki formatu A4), 0,80 zł (za dwie strony dwustronnej odbitki formatu A4), 0,90 zł (za jedną stronę jednostronnej odbitki formatu A3), 1,20 zł (za dwie strony dwustronnej odbitki formatu A3). Wszystkie organy podatkowe stosują ten sam cennik. Za poświadczenie zgodności kopii lub odpisu z oryginałem pobierana jest opłata skarbowa. Uwierzytelnienie każdej pełnej lub zaczętej strony kosztuje 5 zł.

Przykładowo załóżmy, że podatnik chce uzyskać kopię jednostronicowego dokumentu z akt sprawy, sporządzoną na kartce formatu A4. Za wykonanie przez urzędnika zwykłej odbitki trzeba zapłacić 0,60 zł, za sporządzenie odpisu poświadczonego za zgodność z oryginałem - 5,60 zł. Uwierzytelnienie kopii przedłożonej przez podatnika będzie kosztowało 5 zł.

Opłatę za sporządzenie urzędowej kopii lub odpisu wpłaca się na konto organu podatkowego. Opłatę skarbową uiszcza się natomiast na rzecz prezydenta miasta właściwego ze względu na siedzibę organu podatkowego. Wymaganą kwotę należy wpłacić w kasie urzędu miasta lub na jego rachunek bankowy. W wielu miejscowościach istnieje możliwość dokonania płatności za pośrednictwem inkasenta. Dowód uregulowania opłaty skarbowej należy dołączyć do wniosku o wydanie uwierzytelnionego odpisu lub o uwierzytelnienie kopii.

Dokumenty wyłączone

Podatnik może przeglądać i kopiować wszystkie lub wybrane materiały - poza dwiema kategoriami dokumentów: zawierającymi informacje niejawne oraz innymi wyłączonymi z akt sprawy przez organ podatkowy ze względu na interes publiczny.

Informacje niejawne to takie, których nieuprawnione ujawnienie spowodowałoby lub mogłoby spowodować szkody dla Polski albo byłoby z punktu widzenia jej interesów niekorzystne (por. ustawę o ochronie informacji niejawnych - Dz. U. z 2010 r. nr 182, poz. 1228 ze zm.). Odmowę udostępnienia dokumentów ze względu na interes publiczny należy natomiast rozpatrywać jako nakaz respektowania wartości wspólnych dla całego społeczeństwa, takich jak: sprawiedliwość, bezpieczeństwo, zaufanie obywateli do organów władzy publicznej, również dobro osób trzecich niebędących stroną w toczącym się postępowaniu podatkowym (por. wyrok NSA z dnia 3 listopada 2015 r., sygn. akt II FSK 2297/13).

Odmowa umożliwienia podatnikowi zapoznania się z dokumentami zawierającymi informacje niejawne lub wyłączonymi ze względu na interes publiczny, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, a także uwierzytelniania odpisów i kopii lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w formie postanowienia. Przysługuje na nie zażalenie.