Zasady zgłaszania pełnomocników w sprawach podatkowych po zmianach

Podatnika może w kontaktach z administracją podatkową reprezentować pełnomocnik. Rozwiązaniem o dużym znaczeniu praktycznym jest możliwość udzielenia pełnomocnictwa ogólnego, na podstawie którego pełnomocnikowi wolno działać w imieniu swojego mocodawcy we wszystkich sprawach podatkowych, bez konieczności przedkładania upoważnienia do akt każdej z nich. Taka opcja istnieje od 1 lipca 2016 r. Podatnicy mogą poza tym udzielać pełnomocnictw szczególnych, do doręczeń oraz do podpisywania deklaracji.

Zastępca podatnika

Podatnik ma prawo powierzyć prowadzenie spraw podatkowych pełnomocnikowi. Zastępstwo jest wykluczone tylko w przypadku czynności, które ze względu na swoją istotę wymagają osobistego udziału podatnika, np. złożenia zeznań w charakterze strony.

Wymogi, jakie musi spełniać pełnomocnik, są bardzo liberalne. Pełnomocnikiem może być w zasadzie każda osoba fizyczna, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych, czyli pełnoletnia i nieubezwłasnowolniona. Udzielenie upoważnienia firmie, np. biuru rachunkowemu działającemu w formie spółki z o.o., nie wchodzi w rachubę. Sprawy podatkowe cechuje duży stopień zawiłości - wynikający przede wszystkim ze złożoności regulacji fiskalnych. Prowadzenie ich zleca się więc często profesjonalistom: adwokatom, radcom prawnym i doradcom podatkowym.

Osoba, która działa w imieniu podatnika, musi zasadniczo legitymować się odpowiednim pełnomocnictwem. Wyjątek wprowadzono w przypadku małżonków. Małżonek podatnika może incydentalnie działać bez oficjalnego upoważnienia. Przewiduje to art. 138b § 3 Ordynacji podatkowej. Urzędnicy mogą nie żądać pełnomocnictwa od małżonka podatnika, jeżeli występuje on w poszczególnych kwestiach mniejszej wagi wynikających w toku postępowania podatkowego (analogicznie kontroli podatkowej lub czynności sprawdzających), a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu jego upoważnienia do działania w imieniu podatnika.

Dane w rejestrze

Podatnicy mogą od 1 lipca 2016 r. udzielać pełnomocnictw ogólnych. To rozwiązanie o rewolucyjnym znaczeniu. Pełnomocnictwo ogólne uprawnia do działania we wszystkich sprawach należących do właściwości organów podatkowych oraz organów kontroli skarbowej - załatwianych w ramach dowolnej procedury podatkowej (z wyjątkiem podpisywania deklaracji).

Pełnomocnicy mogą zatem reprezentować swoich mocodawców we wszystkich kontaktach z administracją podatkową na podstawie raz złożonego upoważnienia (do czasu jego odwołania lub wypowiedzenia). Nie muszą za każdym razem przedkładać pełnomocnictwa.

Informacje dotyczące pełnomocnictwa ogólnego - ustanowienie, zmiana, odwołanie lub wypowiedzenie - trafiają do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych (CRPO). Bazę tę prowadzi Naczelnik Urzędu Skarbowego w Wieluniu. Organy podatkowe i organy kontroli skarbowej mają do niej dostęp i mogą sprawdzać umocowanie danej osoby do reprezentowania podatnika. Ustanowienie, zmiana, odwołanie lub wypowiedzenie pełnomocnictwa ogólnego są skuteczne od dnia wpływu takiej informacji do CRPO. Adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy, który wypowiedział pełnomocnictwo, jest jednak zobligowany działać za byłego mocodawcę jeszcze przez dwa tygodnie od wypowiedzenia - chyba że mocodawca zwolni go z tego obowiązku.

Złożenie pełnomocnictwa ogólnego w sprawach podatkowych nie podlega opłacie skarbowej.

Pełnomocnictwo ogólne, a także zawiadomienie o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu składa się w formie dokumentu elektronicznego. Formularzem papierowym można posłużyć tylko w trybie awaryjnym. Przedłożenie wersji papierowej jest dopuszczalne w przypadku wystąpienia problemów technicznych uniemożliwiających przekazanie zgłoszenia przez internet. Elektroniczne pełnomocnictwa ogólne i zawiadomienia o ich zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu, zgłasza się przez Portal Podatkowy. Organy podatkowe przekazują te dokumenty do CRPO za pośrednictwem dedykowanego systemu teleinformatycznego Ministra Finansów służącego do wzajemnej komunikacji między organami administracji podatkowej.

Szczególne umocowanie

Podatnicy mogą również udzielić pełnomocnictwa szczególnego. Takie upoważnienie uprawnia do działania we wskazanej sprawie podatkowej lub innej należącej do właściwości organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, np. do reprezentowania w trakcie określonego postępowania podatkowego czy do złożenia wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych.

Forma zgłoszenia pełnomocnictwa szczególnego jest dowolna. Może być ono udzielone na piśmie, w postaci dokumentu elektronicznego lub zgłoszone ustnie do protokołu. Pełnomocnictwo pisemne składa się do akt danej sprawy. Można przedłożyć oryginał lub notarialnie poświadczony odpis. Dopuszczalne jest, aby pełnomocnik okazał oryginał lub notarialnie poświadczony odpis pełnomocnictwa, a urzędnicy sporządzili urzędową kopię i dołączyli ją do akt. Adwokaci, radcowie prawni oraz doradcy podatkowi sami mogą uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa. Organ podatkowy ma jednak prawo zażądać w takim przypadku urzędowego poświadczenia podpisu podatnika. Pełnomocnictwo szczególne sporządzone w formie elektronicznej należy przesłać przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu właściwego w sprawie, której ono dotyczy. Dokument musi być uwierzytelniony bezpiecznym e-podpisem weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo profilem zaufanym ePUAP.

Druki pełnomocnictw dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Ordynacja podatkowa.

Ustanowienie, zmiana, odwołanie lub wypowiedzenie pełnomocnictwa szczególnego wywiera skutek od dnia zawiadomienia o tym organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej. Podobnie jak w przypadku pełnomocnictw ogólnych, adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy, który wypowiedział pełnomocnictwo, jest zobligowany działać za mocodawcę jeszcze przez dwa tygodnie od wypowiedzenia - chyba że zostanie zwolniony z tego obowiązku.

Specyficznym rodzajem pełnomocnictwa jest pełnomocnictwo do doręczeń. Obowiązek wyznaczenia w Polsce osoby uprawnionej do odbioru korespondencji istnieje w dwóch przypadkach. Po pierwsze, gdy strona postępowania podatkowego toczącego się w Polsce zmieni adres zamieszkania lub zwykłego pobytu na adres w państwie spoza UE. Po drugie, gdy dana osoba nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w państwie członkowskim UE, a składa w Polsce wniosek o podjęcie postępowania podatkowego lub doręczono jej tutaj postanowienie o jego wszczęciu. Jeżeli w tych przypadkach pełnomocnik do doręczeń nie zostanie ustanowiony, pisma będą wysyłane na dotychczasowy adres danej osoby w kraju i traktowane jako doręczone. Pełnomocnika do doręczeń nie musi wyznaczać osoba, którą w sprawie reprezentuje pełnomocnik ogólny lub szczególny, albo która odbiera korespondencję przez internet.

Podpis pełnomocnika

Pełnomocnictwo ogólne lub szczególne nie uprawnia do podpisywania deklaracji podatkowych.

Osoba, która w imieniu podatnika ma podpisywać deklaracje podatkowe przesyłane przez internet, musi legitymować się pełnomocnictwem sporządzonym na druku UPL-1. Upoważnienie do podpisywania deklaracji przekazywanych organom podatkowym w postaci papierowej udziela się na formularzu oznaczonym symbolem UPL-1P. Nie ma przeciwwskazań, aby tę samą osobę upoważnić do podpisywania deklaracji składanych zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Podatnik musi jednak wystawić jej oba pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji papierowych nie uprawnia do podpisywania e-deklaracji - i odwrotnie.

UPL-1 sporządzone w formie papierowej przedkłada się w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników (ustalanym zasadniczo według miejsca zamieszkania lub siedziby mocodawcy). Pełnomocnictwo to pozwala na kompleksową obsługę rozliczeń danej osoby lub podmiotu składanych przez internet. UPL-1 uprawnia, w okresie obowiązywania, do podpisywania wszystkich e-deklaracji wysyłanych do różnych organów podatkowych. Pełnomocnictwo musi jednak wpłynąć do właściwego urzędu skarbowego na kilka dni przed podpisaniem pierwszej e-deklaracji przez wyznaczoną osobę. UPL-1 stanowi podstawę wprowadzenia danych pełnomocnika do systemu e-Deklaracje. Dzięki temu jest on automatycznie rozpoznawany jako osoba uprawniona do podpisywania w cudzym imieniu dokumentów przesyłanych przez internet. Papierowy UPL-1P należy natomiast przekazać organowi podatkowemu właściwemu w sprawach podatku, którego dana deklaracja dotyczy.

**Druki pełnomocnictw udzielanych w sprawach podatkowych**
Rodzaj pełnomocnictwa	Druk pełnomocnictwa	Druk zawiadomienia o zmianie/odwołaniu/ wypowiedzeniu pełnomocnictwa
ogólne	PPO-1	OPO-1
szczególne	PPS-1	OPS-1
do doręczeń	PPD-1	OPD-1
do podpisywania e-deklaracji	UPL-1	OPL-1
do podpisywania deklaracji papierowych	UPL-1P	OPL-1P