Przechowywanie dokumentacji dotyczącej straty podatkowej

Prowadzę działalność gospodarczą. W PIT-36 za 2022 r. wykazałem stratę podatkową. Odliczyłem ją w rozliczeniu podatku PIT za 2023 r. Jak długo muszę przechowywać podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz inne dokumenty dotyczące podatku dochodowego za 2022 r.?

Księgi podatkowe i inne dokumenty dotyczące rozliczenia podatku dochodowego za 2022 r. należy przechowywać do końca 2028 r. (chyba że wystąpiły lub wystąpią okoliczności wydłużające okres archiwizacji).

Księgi podatkowe to księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia zobowiązani są podatnicy lub płatnicy.

Księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem należy przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego one dotyczą, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Wskazuje tak art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej. Przedawnienie zobowiązania podatkowego następuje zasadniczo po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Termin przedawnienia podatku - a w konsekwencji czas przechowywania dokumentacji podatkowej - wydłuża się, jeżeli jego bieg nie rozpocznie się, np. w związku z rozłożeniem zapłaty podatku na raty, będzie zawieszony, np. po wniesieniu sprawy do sądu administracyjnego, lub zostanie przerwany, np. w wyniku ogłoszenia upadłości. Mowa o tym w art. 70-70e Ordynacji podatkowej. Dłuższy okres archiwizacji może ponadto wynikać z odrębnych przepisów, np. ustawy o specjalnych strefach ekonomicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1604).

Strata nie jest zobowiązaniem podatkowym. Zobowiązanie podatkowe to wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego. Nie ma szczególnych uregulowań odnoszących się do przedawnienia straty. Organy podatkowe mogą jednak wydać decyzję określającą wysokość straty tylko do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym została poniesiona. Termin "przedawnienia" straty - a tym samym okres przechowywania ksiąg podatkowych i innych dokumentów dotyczących rozliczenia podatku dochodowego za rok zamknięty stratą - ustala się więc, przyjmując okres przedawnienia hipotetycznego zobowiązania podatkowego za rok, w którym strata wystąpiła. Jest to zasadniczo 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin złożenia zeznania podatkowego za rok zakończony stratą. Nie ma znaczenia, czy strata została rozliczona w następnych okresach rozliczeniowych czy nie.

"W ramach wykładni prawa nie należy różnicować zasad przedawnienia wyników rozliczeń podatkowych podatników w podatku dochodowym w zależności od tego, czy wystąpi zobowiązanie podatkowe, czy też dochód zwolniony z podatku, czy strata podatkowa. Art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej ma zatem zastosowanie zarówno do zobowiązań podatkowych, jak i do strat oraz innych dochodów zwolnionych z podatku".

Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 30 grudnia 2022 r., nr 0114-KDIP2-2.4017.5.2017.11.SO/AP