Gazeta Podatkowa nr 4 (941) z dnia 14.01.2013

NIP czy PESEL w rozliczeniach PIT?

Identyfikator podatkowy podatnika to jeden z tych elementów rozliczenia PIT, który może przysporzyć sporo kłopotów. Trzeba podać albo NIP, albo PESEL. Wybór nie zawsze jest oczywisty. Urzędnicy nie ukarzą jednak za podanie nieodpowiedniej kombinacji cyfr.

Kłopotliwy numer

W rozliczeniach PIT trzeba operować właściwym identyfikatorem podatkowym. Podatnicy mają bowiem obowiązek podawać go na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych, a także niepodatkowych należności budżetowych, których poborem zajmują się organy podatkowe i celne. Taki wymóg wynika z art. 11 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Podatnicy są identyfikowani za pomocą albo NIP, albo numeru PESEL. Kryteria podziału są teoretycznie precyzyjne. Numerem PESEL posługują się osoby objęte rejestrem PESEL, nieprowadzące działalności gospodarczej, niebędące zarejestrowanymi podatnikami VAT, niebędące płatnikami podatków lub składek ZUS. Pozostali używają NIP. Praktyka pokazuje jednak, że wybór właściwego identyfikatora podatkowego nie zawsze jest prosty.

Wątpliwości, co podać w rubryce zeznania przeznaczonej na identyfikator podatkowy, mają byli przedsiębiorcy. Osoby, które w ubiegłym roku prowadziły własne firmy, ale zamknęły je przed złożeniem rozliczenia podatku dochodowego za 2012 r., wpisują NIP. Podaje się bowiem identyfikator podatkowy właściwy dla okresu wykonywania działalności gospodarczej. Bez znaczenia jest fakt, że w dniu sporządzania zeznania firma już nie istnieje. To samo dotyczy przedsiębiorców, którzy przez cały lub część ubiegłego roku mieli zawieszoną działalność gospodarczą - w zeznaniu za 2012 r. wpisują NIP.

Problem z wyborem identyfikatora podatkowego mogą mieć również podatnicy, którzy opłacają ryczałt od przychodów z tzw. prywatnego najmu. Osoby w ten sposób zarobkujące nie są traktowane jako wykonujące działalność gospodarczą, nie muszą więc posiadać NIP. W zeznaniach podają swój numer PESEL. Należy jednak zastrzec, że dotyczy to osób, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT, nie należą do płatników podatków lub płatników składek ZUS.

Błąd w numerze

Kar za posłużenie się niewłaściwym identyfikatorem podatkowym raczej nie należy się obawiać. Teoretycznie osoba identyfikowana za pomocą NIP naraża się na grzywnę, gdy wpisze zamiast niego numer PESEL. Niepodanie przez podatnika numeru identyfikacji podatkowej lub podanie numeru nieprawdziwego jest bowiem wykroczeniem skarbowym. W praktyce znikome jest ryzyko pociągnięcia do odpowiedzialności karnej skarbowej za wpisanie w zeznaniu numeru PESEL, a nie NIP.

Podkreślał to wielokrotnie resort finansów przy okazji rozliczeń za 2011 r. Urzędnicy powinni traktować takie uchybienia w kategorii pomyłki, a nie wykroczenia skarbowego. Intencją organów podatkowych nie jest karanie, lecz dbałość o jakość danych oraz prawidłową identyfikację podatników.

Obowiązek płatnika

Nie tylko podatnicy stają przed dylematem: NIP czy PESEL. Płatnicy również mają obowiązek podania odpowiedniego identyfikatora podatkowego podatników (np. pracowników) w PIT-11 (informacji o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy) oraz PIT-40 (rocznym obliczeniu podatku). W tym celu mogą zażądać od podatników, aby wskazali, jakim identyfikatorem podatkowym się posługują. Forma przekazania takiej informacji jest dowolna. Podatnik może np. złożyć pisemne oświadczenie.

Płatnikowi nie wolno jednak badać statusu ewidencyjnego podatnika. Może zażądać podania identyfikatora podatkowego, ale nie ma prawa domagać się wskazania źródła posługiwania się nim. Podatnik nie musi ujawniać, czy prowadzi firmę, zawiesił działalność gospodarczą, zatrudnia nianię w oparciu o umowę uaktywniającą itp. Płatnicy nie dysponują także skutecznymi narzędziami pozwalającymi na weryfikację, czy podatnik podał właściwy i aktualny identyfikator podatkowy. To wszystko sprawia, że nie mają pewności, czy prawidłowo wypełniają PIT-11 lub PIT-40. Zasada jest taka: jeżeli podatnik nie zawiadomi płatnika o tym, że posługuje się NIP, to w dokumentach związanych z poborem podatku płatnik wpisuje numer PESEL jako jego identyfikator podatkowy.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2012 r. poz. 1314)