Kto pokrywa koszty postępowania podatkowego?

Wydatki związane z prowadzeniem postępowania podatkowego obciążają w zasadzie Skarb Państwa. Podatnik musi jednak zapłacić za sporządzenie na jego żądanie kopii akt sprawy, pokryć koszty powstałe w wyniku zatajenia przez niego dowodu czy sfinansować honorarium swojego pełnomocnika. Niektóre wydatki są zwracane uprawnionym osobom na ich wniosek, np. świadkom przysługuje refundacja kosztów podróży.

Katalog kosztów

Koszty postępowania przed urzędem skarbowym i dyrektorem izby administracji skarbowej ponosi, co do zasady, Skarb Państwa.

Koszty postępowania podatkowego to - w ogólnym ujęciu -wydatki związane z wszczęciem, prowadzeniem i zakończeniem sprawy przez organ podatkowy. Zalicza się do nich przede wszystkim wydatki wskazane w art. 265 § 1 Ordynacji podatkowej. Są to m.in. koszty podróży i inne należności przysługujące świadkom, wynagrodzenia biegłych i tłumaczy, koszty doręczania pism urzędowych (patrz ramka).

Koszty postępowania podatkowego:

1)	koszty podróży i inne należności świadków, biegłych i tłumaczy,
2)	koszty podróży i inne należności związane z osobistym stawiennictwem strony, jeżeli postępowanie zostało wszczęte z urzędu albo gdy strona została błędnie wezwana do stawienia się,
3)	koszty związane z osobistym stawiennictwem strony poza obszar województwa, w którym zamieszkuje lub przebywa, oraz koszty stawiennictwa związane ze skorzystaniem przez stronę z prawa wglądu do akt sprawy, jeżeli postępowanie zostało wszczęte z urzędu przez organ podatkowy niewłaściwy miejscowo lub wyznaczony na podstawie art. 18c Ordynacji podatkowej,
4)	koszty związane z osobistym stawiennictwem strony poza obszar województwa, w którym zamieszkuje lub przebywa, oraz koszty stawiennictwa związane ze skorzystaniem przez stronę z prawa wglądu do akt sprawy, jeżeli postępowanie jest prowadzone w sprawie dotyczącej stosowania klauzuli przeciwko unikaniu opodatkowania,
5)	wynagrodzenie przysługujące biegłym i tłumaczom,
6)	koszty oględzin,
7)	koszty doręczenia pism urzędowych,
8)	koszty ustanowienia i reprezentacji tymczasowego pełnomocnika szczególnego.

Katalog określony we wspomnianym przepisie jest otwarty. Organ podatkowy może zaliczyć do kosztów postępowania także inne wydatki bezpośrednio związane z rozstrzygnięciem sprawy. Ten związek to jedyne kryterium pozwalające na uznanie wydatku za koszt postępowania. Nie ma znaczenia rodzaj wydatku, przyczyna jego poniesienia, sposób obliczenia jego wysokości (por. wyrok WSA w Lublinie z dnia 14 czerwca 2024 r., sygn. akt I SA/Lu 156/24).

Zwrot wydatków

Niektóre osoby mogą liczyć na odzyskanie przynajmniej części wydatków poniesionych w związku z udziałem w postępowaniu podatkowym.

Świadkom, biegłym oraz tłumaczom przysługuje zwrot kosztów podróży i ewentualnie innych należności, np. utraconego zarobku. Strona postępowania podatkowego może ubiegać się o zwrot kosztów osobistego stawiennictwa w siedzibie organu podatkowego. Przysługuje jej to jednak tylko w kilku przypadkach, m.in. gdy została błędnie wezwana czy gdy ma stawić się poza obszar województwa, w którym zamieszkuje lub przebywa. Precyzuje to art. 265 § 1 pkt 2-2b w zw. z art. 266 § 1 Ordynacji podatkowej.

Zwrotu kosztów mają prawo domagać się strona, świadkowie, biegli i tłumacze. Pełnomocnik nie może ubiegać się o refundację wydatków poniesionych przez niego w związku z załatwianiem spraw swojego mocodawcy (por. wyrok NSA z dnia 11 lipca 2024 r., sygn. akt I FSK 1382/20). Uprawnienie do zwrotu kosztów nie przysługuje również osobie, której podatnik będący stroną postępowania podatkowego zlecił prowadzenie lub przechowywanie ksiąg podatkowych oraz dokumentów księgowych, a została wezwana do dostarczenia ich do organu podatkowego (por. wyrok NSA z dnia 24 listopada 2022 r., sygn. akt I GSK 3012/18).

Zwrot kosztów przysługujący stronie, świadkom, biegłym i tłumaczom następuje na ich żądanie. Wynika to z art. 266 Ordynacji podatkowej. Żądanie zwrotu poniesionych kosztów podróży należy zgłosić organowi podatkowemu, który prowadzi postępowanie, przed wydaniem decyzji w sprawie. W przeciwnym razie traci się roszczenie o zwrot. Koszty podróży i inne należności świadków, biegłych i tłumaczy oraz koszty związane z osobistym stawiennictwem strony ustala się zgodnie z przepisami zawartymi w dziale 2 tytułu III ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 959 ze zm.).

Na koszt strony

Nie wszystkie koszty postępowania podatkowego obciążają Skarb Państwa. Niektóre musi pokryć strona.

Stronę obciążają koszty poniesione w jej interesie albo na jej żądanie, a niewynikające z ustawowego obowiązku organu prowadzącego postępowanie podatkowe. Do tej kategorii zalicza się przede wszystkim honorarium reprezentującego ją w sprawie pełnomocnika. Chodzi o koszty działania pełnomocnika ustanowionego przez stronę. Koszty ustanowienia i reprezentacji adwokata, radcy prawnego lub doradcy podatkowego pełniącego rolę tymczasowego pełnomocnika szczególnego ponosi Skarb Państwa.

Organ podatkowy wyznacza tymczasowego pełnomocnika szczególnego dla osoby fizycznej, jeżeli jest nieobecna, a sprawa należy do niecierpiących zwłoki. Wyznaczenie takiego pełnomocnika dla osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej następuje wtedy, gdy wobec podmiotu nie może być wszczęte lub prowadzone postępowanie podatkowe z powodu braku powołanych do tego organów lub niemożności ustalenia adresu siedziby, miejsca prowadzenia działalności czy miejsca zamieszkania osób upoważnionych do reprezentowania jego spraw. Tymczasowy pełnomocnik szczególny działa do czasu wyznaczenia przez sąd kuratora.

Strona ponosi koszt tłumaczenia na język polski przedłożonej organowi podatkowej obcojęzycznej dokumentacji. Musi również zapłacić za sporządzenie dla niej odpisów i kopii akt sprawy (patrz tabela).

Opłata za sporządzenie odpisu lub kopii z akt sprawy podatkowej
kopia lub odpis jednostronny w formacie A4 (za jedną stronę)	0,60 zł
kopia lub odpis dwustronny w formacie A4 (za dwie strony)	0,80 zł
kopia lub odpis jednostronny w formacie A3 (za jedną stronę)	0,90 zł
kopia lub odpis dwustronny w formacie A3 (za dwie strony)	1,20 zł
skan dokumentu papierowego (za jedną stronę)	0,40 zł

Skarb Państwa nie pokryje ponadto kosztów powstałych z winy strony. Zostanie ona obciążona wydatkami wynikającymi z zatajenia lub nieprzedstawienia dowodu w wyznaczonym terminie, a także za złożenie wyjaśnień lub zeznań niezgodnych z prawdą. Strona pokrywa również dodatkowe koszty postępowania, które powstały wskutek jej nieusprawiedliwionego niestawienia się na wezwanie, nieudzielania przez nią wyjaśnień czy nieprzedstawienia w wyznaczonym terminie ksiąg podatkowych i dowodów księgowych. Strona, która złożyła wniosek o przeprowadzenie rozprawy w trakcie postępowania odwoławczego, ale rozprawa się nie odbyła z powodu nieusprawiedliwionej nieobecności strony, ponosi koszty stawiennictwa pozostałych uczestników, np. świadków. Wysokość kosztów postępowania, które ma obowiązek ponieść strona, a także termin i sposób ich uiszczenia organ podatkowy ustala w formie postanowienia.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.)