Gazeta Podatkowa nr 21 (1062) z dnia 13.03.2014

Jak korzystać z akt spraw podatkowych?

Podatnik ma prawo przeglądać akta prowadzonych wobec niego spraw podatkowych. To sposób na zapoznanie się z działaniami podejmowanymi przez urzędników, przeanalizowanie zebranych dowodów i przygotowanie odpowiedniej linii obrony. Udostępnione materiały można skopiować. Nie ma jednak co liczyć na zapoznanie się z dokumentami zawierającymi informacje niejawne oraz wyłączonymi ze względu na interes publiczny.

Akta sprawy

Urzędnicy, prowadząc postępowanie podatkowe, muszą założyć akta sprawy. Jest to zbiór dokumentów, opatrzony sygnaturą lub znakiem, odzwierciedlający przeprowadzone czynności i zebrane informacje. Tworzą go: pisma, wypełnione formularze, adnotacje i protokoły sporządzone przez urzędników, ewidencje, oświadczenia itp.

Szczególną rolę pełni metryka. Większość spraw podatkowych musi mieć ją prowadzoną jako obowiązkowy element akt (wyjątki w ramce). Stanowi tak art. 171a § 3 Ordynacji podatkowej. Metryka to swego rodzaju ewidencja dokumentująca przebieg postępowania podatkowego. Odnotowuje się w niej wszystkie osoby uczestniczące w podejmowanych działaniach oraz wykonywane przez nie czynności. Zawiera jednocześnie odesłanie do dokumentów określających daną czynność. Polega to na podaniu informacji o rodzaju, dacie wydania i identyfikatorze dokumentu. Jeżeli czynność nie wymaga sporządzenia dokumentu, to należy odwołać się do dokumentu uprzednio sporządzonego. Z metryki można więc dowiedzieć się, kto przygotował projekt rozstrzygnięcia, opiniował jego zapisy, podpisał decyzję itp. Nie są w niej jedynie rejestrowane czynności o charakterze technicznym, np. kopertowanie pism.

Metryka musi być na bieżąco aktualizowana. Wypełnia się ją odręcznie albo przy wykorzystaniu narzędzia informatycznego. W tym drugim przypadku w aktach sprawy zamieszcza się informację o sposobie prowadzenia metryki, a metrykę drukuje się w razie potrzeby w trakcie postępowania podatkowego (w tym na żądanie podatnika) lub po podjęciu ostatniej czynności.

Koszt odpisów

Akta sprawy są jawne dla strony postępowania podatkowego. Podatnik ma prawo zapoznać się z ich zawartością. Żądanie udostępnienia akt można zgłosić na każdym etapie postępowania podatkowego - pierwszoinstancyjnego i odwoławczego, a także po jego zakończeniu. Podatnik sam decyduje, czy i jak często chce przeglądać materiały zgromadzone w jego sprawie. Może czynić to wielokrotnie. Nie ma w tym zakresie żadnych limitów.

Informacje zawarte w dokumentach można na własny użytek utrwalać. Podatnik ma prawo samodzielnie sporządzać z akt sprawy notatki, kopie i odpisy. Czynności te wykonuje się w lokalu organu podatkowego, w obecności jego pracownika. Do utrwalenia treści dokumentów można użyć własnego sprzętu, np. aparatu w telefonie.

Samodzielne przeglądanie akt sprawy i sporządzanie odpisów nie zawsze jednak wchodzi w rachubę. Można wówczas zwrócić się do urzędników o przygotowanie kopii wybranych lub wszystkich dokumentów. Należy jednak zaznaczyć, że organy podatkowe nie mają obowiązku wykonywania "zwykłych" odbitek. Są jedynie zobligowane do uwierzytelnienia sporządzonych wcześniej przez podatnika odpisów lub kopii akt sprawy oraz do wydania uwierzytelnionych odpisów. Wynika to z art. 178 § 3 Ordynacji podatkowej.

Większość organów podatkowych wykonuje mimo wszystko nieuwierzytelnione kserokopie. Podatnik musi pokryć związane z tym wydatki. Koszt takiej usługi często jest przyczyną sporu z urzędnikami. Nie ma bowiem prawnie ustalonych reguł przeprowadzania kalkulacji ceny. Przyjmuje się, że powinna ona odzwierciedlać faktycznie poniesione nakłady sporządzenia odbitek. W wyliczeniach należy uwzględnić koszty zakupu papieru, wydatki związane z serwisowaniem sprzętu, zużycie tonera, czas pracy urzędników. Dopuszczalne jest stosowanie ceny uśrednionej ze względu na to, że sporządzanie kopii dokumentów z akt sprawy jest czynnością powtarzalną, częstą, wykonywaną w podobnych warunkach i w zasadzie tak samo pracochłonną (por. wyrok NSA z dnia 18 czerwca 2013 r., sygn. akt I GSK 791/12).

Organ podatkowy w postanowieniu ustala wysokość kosztów postępowania obciążających podatnika oraz termin i sposób ich uiszczenia.

Koszty sporządzenia kserokopii mogą być różne w poszczególnych organach podatkowych. Cena kopii jednej strony dokumentu waha się średnio od 0,10 zł do 1 zł. Dobrze jest więc poprosić o szczegóły przed złożeniem wniosku o sporządzenie odbitek. Jeżeli podatnik nie wykazuje w tym względzie inicjatywy, urzędnicy nie mają obowiązku przed wykonaniem kserokopii informowania o wysokości pobieranej za to opłaty (por. wyrok NSA z dnia 11 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 1889/11). Dobrą praktyką - stosowaną przez niektóre organy podatkowe - jest przygotowanie cennika i zamieszczanie go w miejscu ogólnodostępnym, np. na stronie internetowej.

Koszt kopii i odpisów wrasta, gdy urzędnicy mają poświadczyć ich zgodność z oryginałem. Trzeba bowiem za to uiścić opłatę skarbową. Uwierzytelnienie każdej pełnej lub zaczętej strony kosztuje 5 zł.

Ograniczony dostęp

Nie wszystkie materiały zostaną podatnikowi udostępnione do przejrzenia i skopiowania. Nie ma on wglądu do dwóch kategorii dokumentów: zawierających informacje niejawne oraz wyłączonych z akt sprawy przez organ podatkowy ze względu na interes publiczny.

Termin "interes publiczny" jest pojęciem nieostrym. Trzeba go interpretować w kontekście danego przypadku, ale także w związku z innymi sprawami podatkowymi, gdy istnieje ryzyko zagrożenia interesów fiskalnych państwa. Ochrona interesu publicznego może polegać na nieujawnianiu pewnych informacji ze względu na tajemnicę skarbową lub dobro osób trzecich, np. nazw i adresów podmiotów niebędących stroną postępowania podatkowego, nazw handlowych produktów, miejscowości prowadzenia działalności przez przedsiębiorców niezwiązanych ze sprawą. Wyłączony może zostać cały dokument, ale również jego część (por. wyrok WSA w Bydgoszczy z dnia 28 stycznia 2014 r., sygn. akt I SA/Bd 937/13).

Odmowa umożliwienia podatnikowi zapoznania się z dokumentami zawierającymi informacje niejawne lub wyłączonymi ze względu na interes publiczny, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, a także uwierzytelniania odpisów i kopii lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w formie postanowienia. Podlega ono kontroli instancyjnej i sądowoadministracyjnej. Oznacza to, że najpierw można wnieść na nie zażalenie do izby skarbowej. Jeżeli nie przyniesie to zmiany stanowiska fiskusa, podatnik ma prawo złożyć skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Niekorzystny wyrok wojewódzkiego sądu administracyjnego może być przedmiotem skargi kasacyjnej do NSA.

"Jawna" tajemnica

Informacje znajdujące się w aktach postępowania podatkowego objęte są tajemnicą skarbową. Pracownicy organów podatkowych, ale także praktykanci i stażyści, którzy mają dostęp do dokumentów, nie mogą ujawniać ich treści nieuprawnionym osobom. Są zobligowani do zachowania tajemnicy skarbowej również po ustaniu zatrudnienia, zakończeniu stażu lub praktyki.

Ujawnienie tajemnicy skarbowej to poważne przestępstwo. Grozi za nie pozbawienie wolności do 5 lat. Sprawca, który działa nieumyślnie, naraża się na karę więzienia do 2 lat. Jeżeli pokrzywdzonym nie jest Skarb Państwa, ściganie następuje na wniosek pokrzywdzonego.

Dane zawarte w aktach postępowania podatkowego mogą być ujawniane (poza podatnikiem) wyłącznie określonym osobom, organom i służbom. Dostęp do nich mogą uzyskać m.in. biegli powołani w toku postępowania podatkowego - w zakresie określonym przez organ podatkowy, pracownicy wywiadu skarbowego, komornicy sądowi w związku z toczącym się postępowaniem egzekucyjnym lub zabezpieczającym. Reguły i zakres udostępnianych informacji zostały sprecyzowane w art. 293-305 Ordynacji podatkowej.

Warto wskazać, że organy podatkowe, tj. naczelnik urzędu skarbowego (urzędu celnego) lub dyrektor izby skarbowej (izby celnej), mogą niekiedy bez zgody podatnika upublicznić dane objęte tajemnicą skarbową. Mogą to zrobić ze względu na ważny interes publiczny oraz gdy jest to konieczne dla osiągnięcia celów kontroli bądź postępowania podatkowego lub jeżeli urzeczywistni się przez to prawo obywateli do rzetelnego informowania o działaniach organów podatkowych i jawności życia publicznego. Regulacje te wprowadzono z myślą o ochronie wizerunku aparatu skarbowego, np. w przypadku nieuzasadnionych zarzutów medialnych. Zgodę na ujawnienie przez urzędników informacji objętych tajemnicą skarbową musi wyrazić Minister Finansów. Wydawana jest ona w formie pisemnej na wniosek organu podatkowego.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.)