Gazeta Podatkowa nr 83 (1020) z dnia 17.10.2013

Skutki utraty dokumentacji podatkowej

Dokumentację dla celów podatkowych trzeba przechowywać tak długo, aż nie przedawni się podatek, którego ona dotyczy. W praktyce zdarza się, że przed upływem okresu terminu przedawnienia dochodzi do utraty dokumentacji w wyniku takich zdarzeń losowych, jak: kradzież, powódź czy pożar. Utraconą dokumentację należy jak najszybciej odtworzyć. W przeciwnym wypadku niesie to za sobą określone skutki.

Okres przechowywania

W skład archiwum przedsiębiorcy, w zależności od jego wielkości, charakteru prowadzonej działalności, a także płaconych podatków zazwyczaj wchodzą: księgi podatkowe (księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry), faktury, rachunki, dowody wpłat, raporty fiskalne itp. Dokumentację tę dla celów podatkowych trzeba przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, którego dotyczy. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Wynika to z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej.

Niektóre dokumenty mogą wiązać się z rozliczeniami kilku podatków, których terminy przedawnienia nie pokrywają się. Należy wówczas sprawdzić, który z tych terminów jest najdłuższy. To on powinien być wyznacznikiem okresu przechowywania takich dokumentów.

Okres przechowywania dokumentacji niekiedy może być jeszcze dłuższy. Wszystko za sprawą okoliczności wymienionych w art. 70 § 2-8 oraz art. 70a Ordynacji podatkowej, w wyniku których bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nie rozpoczyna się, ulega zawieszeniu albo jest przerywany. W konsekwencji wydłużenia terminu przedawnienia podatku, wydłuża się okres przechowywania związanej z nim dokumentacji.

Obowiązek przechowywania dokumentacji wiąże się z prawem fiskusa do sprawdzenia prawidłowości rozliczeń podatnika, zwłaszcza z uwagi na fakt, że większość podatków rozliczana jest na zasadzie samoobliczenia. W przypadku gdy fiskus zechce zweryfikować dane rozliczenia w ramach czynności sprawdzających, kontroli lub postępowania podatkowego, podatnik musi przedstawić dokumentację, w oparciu o którą dokonano rozliczeń. Nie ma problemu, gdy ją posiada. Kłopoty mogą się pojawić, gdy zostanie ona zniszczona, zgubiona lub skradziona.

Odtworzenie dokumentacji

Na podatniku spoczywa ciężar przedstawienia dokumentów źródłowych stanowiących podstawę zapisów w ewidencjach księgowych. W konsekwencji tego, jeżeli zdarzy się, że dokumentacja ulegnie zniszczeniu, musi jak najszybciej ją odtworzyć. Zanim jednak podatnik do tego przystąpi, o zaistniałym zdarzeniu warto poinformować urząd skarbowy. W przypadku ewentualnej kontroli urzędnicy będą wiedzieli, że braki w dokumentacji nie są wynikiem złej woli podatnika czy też chęci ukrycia nieprawidłowości w rozliczeniach.

Zdarza się, że utracone dokumenty uniemożliwiają dokonanie bieżących rozliczeń z fiskusem w ustawowym terminie. Wówczas podatnik może skorzystać z możliwości wynikającej z art. 48 § 1 Ordynacji podatkowej, mianowicie złożyć wniosek o odroczenie terminu złożenia rozliczenia. Podanie w tej sprawie należy wnieść przed upływem terminu złożenia deklaracji. Odroczyć można bowiem tylko termin materialnoprawny, który jeszcze nie upłynął. We wniosku należy wskazać dane identyfikacyjne wnioskodawcy, datę i miejsce sporządzenia pisma oraz nazwę organu podatkowego. Trzeba w nim sprecyzować, jakiej deklaracji wniosek dotyczy, i zaproponować dogodny dla siebie nowy termin jej złożenia. Prośbę należy poprzeć odpowiednimi argumentami. Wskazane jest, aby dołączyć dowody potwierdzające zaistniałą sytuację. Jeżeli przyczyną utraty dokumentów była kradzież, należy postarać się o stosowny dokument od policji, który to poświadczy. Gdy powodem był pożar, fakt ten potwierdzi stosowny protokół od straży pożarnej. Ponadto wniosek należy podpisać.

Warto podkreślić, że pozytywna decyzja urzędu skarbowego to nie tylko więcej czasu na sporządzenie i dostarczenie deklaracji. W przypadku gdy termin złożenia deklaracji zostanie odroczony, przesuwa się również termin płatności podatku. Zobowiązanie należy uregulować do dnia, do którego odroczono termin złożenia deklaracji. W przeciwnym razie zapłaci się odsetki za zwłokę. Odsetki są naliczane począwszy od dnia następnego po upływie terminu, do którego odroczono termin złożenia deklaracji, do dnia wpłaty wymaganej kwoty.

Niezależnie od tego, czy podatnik zawiadomi urząd skarbowy o utracie dokumentacji podatkowej, czy też wystąpi z wnioskiem od odroczenie terminu do złożenia deklaracji, powinien niezwłocznie przystąpić do odtwarzania dokumentacji. W tym celu może przede wszystkim wystąpić do swoich kontrahentów o wystawienie duplikatów faktur i rachunków, a także o wydanie wystawionych przez nich dowodów kasowych KP i KW. W odtworzeniu dokumentacji pomocne okazać się mogą także zestawienia transakcji potwierdzone przez kontrahentów czy też elektroniczne kopie dokumentów i ewidencji. Kopie deklaracji, zeznań podatkowych, a także odpisy protokołów przeprowadzonych kontroli podatkowych czy decyzji wymiarowych można uzyskać z urzędu skarbowego. Jeżeli zaistnieje taka konieczność, podatnik może także zwrócić się do banku, w którym posiada rachunek, z prośbą o przesłanie wyciągów bankowych, które pozwolą na wykazanie przepływów finansowych, a w konsekwencji ustalić wysokość przychodów.

Skutki utraty dokumentacji

Rekonstrukcja utraconej dokumentacji mimo dołożenia wszelkich starań nie zawsze jest możliwa. To z kolei pociąga za sobą określone skutki. Mianowicie w sytuacji, gdy brak jest ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do określenia podstawy opodatkowania bądź też gdy dane z tych ksiąg nie pozwalają na jej określenie, organ podatkowy określa podstawę opodatkowania w drodze oszacowania. Mówi o tym art. 23 § 1 Ordynacji podatkowej. Jest to jednak ostateczne rozwiązanie. Zanim urzędnicy je zastosują, muszą sprawdzić, czy podstawy opodatkowania nie można określić w oparciu o dane wynikające z ksiąg podatkowych, uzupełnione innymi dowodami.

Istnieje kilka metod szacowania podstawy opodatkowania. W wyjątkowych sytuacjach, jeżeli żadna z metod nie może być zastosowana, dopuszczalne są inne rozwiązania.

Określając podstawę opodatkowania w drodze oszacowania, organ podatkowy musi uzasadnić swój wybór.

Na dotkliwe konsekwencje związane z utratą dokumentacji narażeni są szczególnie podatnicy VAT. Dokumentami uprawniającymi do odliczenia podatku naliczonego są bowiem jedynie oryginały faktur lub faktur korygujących albo ich duplikaty. Podatnik, który ich nie posiada, traci prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Aby skorzystać z odliczenia VAT, trzeba odtworzyć dokumentację. Obowiązek gromadzenia stosownej dokumentacji podatkowej, w szczególności faktur pozwalających na odliczenie podatku naliczonego od dokonanych zakupów spoczywa na podatniku. Takie stanowisko potwierdził m.in. NSA w wyroku z dnia 6 lipca 2012 r., sygn. akt I FSK 1042/11. W sprawie rozpatrywanej przez Sąd podatnik oświadczył, że dokumentacja dotycząca prowadzonej przez niego działalności została skradziona i nie posiada on żadnych rejestrów ani dokumentów źródłowych. Wprawdzie organ wyznaczył podatnikowi termin na odtworzenie dokumentacji wyszczególniając podmioty gospodarcze, z którymi współpracował, jednak podatnik sam nie podjął stosownych działań w celu uzyskania duplikatów faktur. Mało tego, złożył wniosek o przeprowadzenie kontroli krzyżowej we wskazanych przez organ firmach (od których nie mógł uzyskać duplikatów faktur).

Wobec braku dokumentów źródłowych organ przyjął podatek należny w kwocie wynikającej z deklaracji podatnika oraz uwzględnił podatek naliczony wynikający z przedłożonych przez niego duplikatów faktur. Natomiast w zakresie, w jakim nie przedstawiono oryginałów faktur ani ich duplikatów, pozbawiono go prawa do odliczenia podatku VAT.

Według Sądu, skoro obniżenia podatku należnego dokonać można o podatek naliczony wykazany w oryginale lub duplikacie faktury dokumentującej zakup towaru lub usługi, to dowodem na okoliczność, że podatnikowi przysługiwało prawo obniżenia podatku należnego o określoną kwotę podatku naliczonego, jest właśnie oryginał lub duplikat faktury.

NSA podzielił przy tym pogląd wyrażony w innym wyroku NSA z dnia 20 lutego 2012 r., sygn. akt I FSK 314/11, z którego wynika, że szczególnego dowodu, jakim jest oryginał faktury lub jej duplikat, nie można zastąpić innymi środkami dowodowymi, np. poprzez przeprowadzanie czynności sprawdzających u wystawców faktur (o co wnioskował podatnik). Przepisy jednoznacznie wskazują na inicjatywę podatnika w tym zakresie. Wobec tego nie można twierdzić, że to organy powinny "zobligować" kontrahentów do wystawienia duplikatów faktur bądź że powinny wykazywać, iż nabywca towarów i usług nie miał prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur, którymi nie dysponuje. Nie można też domniemywać z faktu dokonania odliczenia, że podatnik miał do tego (w dacie odliczenia) podstawę, jeśli nie ma na to potwierdzenia w postaci oryginału lub duplikatu faktury.

Ponadto warto dołożyć wszelkich starań mających na celu odtworzenie dokumentacji z uwagi na sankcje karne skarbowe. Kary przewidziano bowiem m.in. za nieprowadzenie ksiąg podatkowych, prowadzenie ich nierzetelnie lub wadliwie, a także za nieprzechowywanie faktur i rachunków.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.)