Przechowywanie protokołu kontroli podatkowej

Prowadzę działalność gospodarczą. Urząd skarbowy przeprowadził u mnie kontrolę podatkową w zakresie prawidłowości rozliczenia PIT za 2021 r. Wykazała ona nieprawidłowości, ale usunąłem je, składając korektę zeznania podatkowego za 2021 r. Czy muszę przechowywać protokół z tej kontroli podatkowej?

TAK. Protokół kontroli podatkowej - niezależnie od jej wyniku - należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia weryfikowanego zobowiązania podatkowego.

Przebieg kontroli podatkowej przeprowadzonej przez urząd skarbowy dokumentowany jest w protokole. Zawiera on m.in. opis dokonanych ustaleń faktycznych, dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów, ocenę prawną sprawy. Sporządzany jest w dwóch egzemplarzach. Podatnik otrzymuje jeden z nich (bez załączonych do protokołu fotokopii, odpisów i wydruków z akt, ksiąg oraz innych dokumentów udostępnionych przez podatnika, które zostały mu zwrócone, co odnotowuje się w protokole).

Przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywać protokoły kontroli. Obliguje ich do tego art. 57 ust. 1 Prawa przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236 ze zm.). Okres przechowywania protokołów kontroli podatkowych nie jest jednak ustawowo określony. Przyjmuje się, że protokół danej kontroli podatkowej należy zachować do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, które było weryfikowane w ramach tej kontroli podatkowej. Nie ma znaczenia, czy kontrola podatkowa wykazała nieprawidłowości w wywiązywaniu się z obowiązków podatkowych, czy zakończyła się stwierdzeniem braku uchybień, czy i w jakim zakresie podatnik skorygował rozliczenia uznane przez kontrolujących za błędne.

Zobowiązanie podatkowe z tytułu PIT przedawnia się zasadniczo po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Termin przedawnienia wydłuża się w przypadku, gdy jego bieg nie rozpocznie się, np. w związku z odroczeniem zapłaty zaległości podatkowej, zostanie zawieszony, np. po wniesieniu do sądu administracyjnego skargi na decyzję dotyczącą zobowiązania podatkowego, lub zostanie przerwany, np. w wyniku wszczęcia przez urząd skarbowy postępowania egzekucyjnego i zastosowania środka egzekucyjnego (zajęcia składnika majątku dłużnika). Stanowi o tym art. 70-70e Ordynacji podatkowej.

Przykład

Przedsiębiorca miał kontrolę podatkową w zakresie prawidłowości rozliczenia podatku PIT za 2021 r. Protokół kontroli podatkowej dotyczącej rozliczenia tego podatku powinien być przechowywany do 31 grudnia 2027 r., czyli przez 5 lat, licząc od końca 2022 r., w którym przypadał termin płatności podatku PIT za 2021 r. (chyba że wystąpią okoliczności obligujące do zachowania dłuższego okresu archiwizacji).