A A A

Kontrola podatkowa przedsiębiorcy - Dodatek do Gazety Podatkowej nr 10 (634) z dnia 4.02.2010

Wszczęcie kontroli przez urząd skarbowy

Zawiadomienie o planowanej kontroli

Urzędy skarbowe wszczynają kontrole podatkowe z urzędu. Mają jednak obowiązek uprzedzić podatnika o swoich planach. Wynika to z art. 282b § 1 Ordynacji podatkowej. Podatnik powinien wiedzieć, że będzie miał kontrolę, przynajmniej z tygodniowym wyprzedzeniem. Kontrola może rozpocząć się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia. Wszczęcie kontroli przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia wymaga zgody kontrolowanego. Jeżeli natomiast kontrola nie zostanie wszczęta w ciągu 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, do jej rozpoczęcia potrzebne jest ponowne zawiadomienie.

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej zawiera:

1) oznaczenie organu,

2) datę i miejsce wystawienia,

3) dane kontrolowanego,

4) wskazanie zakresu kontroli,

5) pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji,

6) podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia.

Nie każdy i nie zawsze może jednak liczyć na zawiadomienie o planowanej kontroli. Urząd skarbowy nie uprzedzi o niej, jeśli ma informacje, że kontrolowany:

został prawomocnie skazany w Polsce za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, przestępstwa z ustawy o rachunkowości lub wykroczenia polegającego na utrudnianiu kontroli; w przypadku osoby prawnej warunek ten odnosi się do każdego członka zarządu lub osoby zarządzającej, a w przypadku spółek niemających osobowości prawnej - do każdego wspólnika,
jest zobowiązanym w administracyjnym postępowaniu egzekucyjnym,
nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy okazało się nieskuteczne bądź utrudnione.

Urząd skarbowy nie poinformuje ponadto o kontroli, która:

dotyczy zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług,
ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe,
dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych,
dotyczy działalności gospodarczej niezgłoszonej do opodatkowania,
wszczynana jest "na legitymację",
ma charakter doraźny i dotyczy użytkowania kasy rejestrującej, ewidencjonowania obrotu za jej pomocą lub sporządzania spisu z natury,
ma być podjęta w oparciu o informacje uzyskane na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Po wszczęciu kontroli podatnik musi zostać poinformowany, dlaczego wcześniej nie otrzymał zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Uzasadnienie przyczyny braku doręczenia mu takiego zawiadomienia umieszcza się w książce kontroli oraz protokole kontroli. Wynika to z art. 79 ust. 7 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Początek rutynowej kontroli

Pracownicy urzędu skarbowego powinni stawić się na kontrolę zaopatrzeni w upoważnienie do jej przeprowadzenia oraz legitymacje służbowe.

Wszczęcie kontroli podatkowej następuje w zasadzie przez doręczenie kontrolowanemu lub osobie upoważnionej do reprezentowania go (wyznaczonej na podstawie art. 281a Ordynacji podatkowej) upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowych. Taka sama procedura obowiązuje także wtedy, gdy urząd skarbowy bierze "pod lupę" rozliczenia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. Kontrolujący doręczają upoważnienie oraz okazują legitymacje służbowe członkowi zarządu, wspólnikowi, innej osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia spraw kontrolowanego albo osobie wyznaczonej na podstawie art. 281a Ordynacji podatkowej.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli podatkowej musi zawierać:

1) oznaczenie organu, datę i miejsce wystawienia,

2) wskazanie podstawy prawnej,

3) imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących),

4) numer legitymacji służbowej kontrolującego (kontrolujących),

5) oznaczenie kontrolowanego,

6) określenie zakresu kontroli,

7) datę rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli,

8) podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,

9) pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego.

Upoważnienie, które nie spełnia powyższych wymogów, nie stanowi podstawy do przeprowadzenia kontroli. Zakres kontroli nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu. Wynika to z art. 283 § 5 Ordynacji podatkowej.

Kontrola podatkowa "na legitymację"

W szczególnych sytuacjach kontrola podatkowa może być wszczęta jedynie po okazaniu legitymacji służbowych przez pracowników urzędu skarbowego. Rozpoczęcie kontroli w tym trybie jest dopuszczalne wtedy, gdy czynności kontrolne okażą się niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego bądź zabezpieczenia dowodów ich popełnienia. Wynika to z art. 284a § 1 Ordynacji podatkowej.

Legitymacje służbowe kontrolerzy muszą okazać podatnikowi lub osobie go reprezentującej wyznaczonej na podstawie art. 281a Ordynacji podatkowej. Jeżeli kontrola dotyczy osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, legitymacje służbowe okazuje się członkowi zarządu, wspólnikowi, innej osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia spraw kontrolowanego albo osobie wyznaczonej na podstawie art. 281a Ordynacji podatkowej.

W razie nieobecności uprawnionych osób, kontrolerzy mogą przystąpić do kontroli po okazaniu legitymacji służbowych pracownikowi kontrolowanego, który może być uznany za osobę wskazaną w art. 97 Kodeksu cywilnego, lub w obecności przywołanego świadka. W art. 97 K.c. jest mowa o tym, że osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności poczytuje się w razie wątpliwości za umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa. Świadkiem powinien natomiast być funkcjonariusz publiczny, który nie jest jednak pracownikiem organu prowadzącego kontrolę.

Jeżeli kontrola została wszczęta "na legitymację", przed podjęciem pierwszej czynności kontrolnej, przedsiębiorca lub osoba, wobec której podjęto czynności kontrolne, musi być poinformowany o swoich prawach i obowiązkach. Wynika to z art. 79b ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Bez upoważnienia do przeprowadzenia kontroli mimo wszystko się nie obędzie. Musi być ono doręczone kontrolowanemu lub uprawnionej osobie bez zbędnej zwłoki, ale nie później niż w ciągu 3 dni od dnia wszczęcia kontroli. Dokumenty z czynności kontrolnych dokonanych z naruszeniem tego obowiązku nie stanowią dowodu w postępowaniu podatkowym.

Limity czasu trwania kontroli

Kontrole w firmach podlegają ograniczeniom czasowym. Wynika to z art. 83 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Czas trwania wszystkich kontroli prowadzonych przez organ kontroli w jednym roku kalendarzowym u mikroprzedsiębiorcy nie może przekraczać 12 dni roboczych. W przypadku małych przedsiębiorców jest to 18 dni roboczych, średnich - 24 dni robocze, a pozostałych - 48 dni roboczych. Ograniczenia czasu trwania kontroli muszą również respektować pracownicy urzędu skarbowego prowadzący kontrolę u podatnika będącego przedsiębiorcą.

Należy jednak pamiętać o wyjątkach. Niektóre kontrole w ogóle nie podlegają ograniczeniom czasowym. Tak jest w przypadku np. kontroli zasadności zwrotu podatku VAT, toczącej się przed dokonaniem zwrotu; kontroli, której przeprowadzenie jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego; kontroli dotyczącej zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług na podstawie przepisów o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym.

W nielicznych sytuacjach możliwe jest również przedłużenie czasu trwania kontroli. Wchodzi to w rachubę, jeżeli w trakcie kontroli zostanie ujawnione zaniżenie zobowiązania podatkowego lub zawyżenie straty w wysokości przekraczającej równowartość 10% kwoty zadeklarowanego zobowiązania podatkowego lub straty, albo w przypadku ujawnienia faktu niezłożenia deklaracji pomimo takiego obowiązku. Urząd skarbowy zawiadamia przedsiębiorcę o ujawnieniu tych okoliczności. Wskazuje jednocześnie zgromadzony w tym zakresie materiał dowodowy. W takim wypadku czas trwania kontroli nie może przekroczyć dwukrotności limitu czasu trwania kontroli u danego przedsiębiorcy. Uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli zamieszcza się w książce kontroli i protokole kontroli.

**Limity czasu trwania kontroli**
Rodzaj przedsiębiorcy	Charakterystyka	Limit czasu
mikro- przedsiębiorca	w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych: 1) zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz 2) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 mln euro^(), lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 mln euro^()	12 dni roboczych
mały przedsiębiorca	w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych: 1) zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz 2) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 10 mln euro^(), lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 10 mln euro^()	18 dni roboczych
średni przedsiębiorca	w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych: 1) zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz 2) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 50 mln euro^(), lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 mln euro^()	24 dni robocze
pozostali przedsiębiorcy		48 dni roboczych

^(*) wielkość wyrażone w euro przelicza się na złote według średniego kursu ogłoszonego przez NBP w ostatnim dniu roku obrotowego wybranego do określania statusu przedsiębiorcy

Ograniczenie liczby kontroli

Pracowników urzędu skarbowego obowiązuje również zakaz prowadzenia kilku kontroli jednocześnie. Został on sformułowany w art. 82 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. Pracownicy urzędu skarbowego, którzy przychodzą na kontrolę wtedy, gdy inny organ prowadzi już swoją, muszą odstąpić od podjęcia czynności kontrolnych. Mogą ustalić z przedsiębiorcą inny termin przeprowadzenia kontroli. Od zakazu prowadzenia równocześnie więcej niż jednej kontroli jest jednak wiele wyjątków. Reguła ta nie obowiązuje m.in. w sytuacji, gdy kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu VAT przed jego dokonaniem.

Należy wspomnieć, że jeżeli przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą w więcej niż jednym zakładzie lub w innej wyodrębnionej części swojego przedsiębiorstwa, zasada nieprowadzenia w tym samym czasie więcej niż jednej kontroli odnosi się do zakładu lub części przedsiębiorstwa. Nie stosuje się jednak tego w przypadku kontroli mikro- i małego przedsiębiorcy. W zakładzie lub w części przedsiębiorstwa, w której przeprowadzana jest kontrola, dopuszczalne jest równoczesne przeprowadzenie czynności kontrolnych niezbędnych do zakończenia innej kontroli u tego przedsiębiorcy.