Kontrolowany podatnik może mieć stałego reprezentanta

Firmy i osoby fizyczne mają prawo mieć stałego reprezentanta do spraw kontroli podatkowych. Taka osoba bierze udział w czynnościach kontrolnych i weryfikuje poczynania urzędników. Nie może jednak - bez odpowiedniego upoważnienia - zastępować podatnika w pokontrolnym postępowaniu podatkowym.

Zwykłe pismo

Podatnik ma prawo wyznaczyć osobę, która będzie reprezentowała go w zakresie kontroli podatkowych prowadzonych przez urząd skarbowy. Upoważnienie musi być sporządzone na piśmie. Nie ma szczególnych wymogów co do jego formy. Wystarczy samodzielnie zredagowane pismo. Powinno jednak z niego wynikać kto, kogo i do czego upoważnia. Podatnik lub osoby go reprezentujące własnoręcznie podpisują takie oświadczenie. Upoważnienie składa się w urzędzie skarbowym właściwym w sprawie opodatkowania podatkiem dochodowym. Nie podlega ono opłacie skarbowej.

Nie ma przeszkód, aby wyznaczyć więcej niż jedną osobę do reprezentowania w sprawach związanych z kontrolą rozliczeń podatkowych. Nie obliguje to jednak urzędników do doręczenia im wszystkim pism. W takiej sytuacji podatnik powinien wskazać, która z nich jest uprawniona do odbioru korespondencji. Jeśli tego nie zrobi, urząd skarbowy doręcza pisma wybranej przez siebie osobie.

Zakres działania

Reprezentant jest swego rodzaju zastępcą kontrolowanego podatnika. Przejmuje na siebie obowiązek uczestniczenia w kontroli. Zakres przysługujących mu uprawnień wyznacza art. 281a § 2 Ordynacji podatkowej. Reprezentant może odebrać zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli, zgodzić się na wcześniejsze jej rozpoczęcie, przyjąć upoważnienie do jej przeprowadzenia. Jest także uprawniony do uczestniczenia we wszystkich czynnościach kontrolnych oraz złożenia wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kończącego kontrolę. Podatnik może ograniczyć zakres zadań powierzonych reprezentantowi. Takie zastrzeżenia trzeba jednak wyraźnie zawrzeć w treści upoważnienia.

Urzędnicy prowadzący kontrolę podatkową powinni uwzględnić reprezentanta w takim samym stopniu jak podatnika. Nie odnoszą się do niego jedynie dwie regulacje. Pierwsza to przepis określający przesłanki podmiotowe, których wystąpienie pozwala na wszczęcie kontroli podatkowej bez uprzedzenia, np. ze względu na prawomocne skazanie za popełnienie przestępstwa skarbowego. Odnoszą się one wyłącznie do podatnika. Reprezentant nie może być ponadto poproszony o złożenie oświadczenia o stanie majątkowym.

Na czas kontroli

Rozwiązanie to zapewnia podatnikowi ochronę i wsparcie kompetentnej osoby już od pierwszego kontaktu z kontrolerami. Zwrócił na to uwagę WSA w Poznaniu w nieprawomocnym wyroku z dnia 8 grudnia 2011 r., sygn. akt I SA/Po 562/11. Sąd podkreślił, że upoważnienie może być złożone przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań weryfikacyjnych. Ma ono charakter stałego umocowania. Upoważnienia nie trzeba przedkładać za każdym razem, gdy urzędnicy sprawdzają rozliczenia podatnika. Obowiązuje ono zarówno w przypadku kontroli podatkowych klasycznych - poprzedzanych zawiadomieniem o zamiarze wszczęcia, jak i pilnych - wszczynanych przez urzędników po okazaniu legitymacji służbowych. To różni je od pełnomocnictwa procesowego, które musi znaleźć się w aktach każdej sprawy.

Upoważnienie pozwala wskazanej w nim osobie reprezentować podatnika tylko w trakcie kontroli podatkowych. Nie uprawnia do działania we wszczynanym po ich zakończeniu postępowaniach podatkowych. Nie ma jednak przeszkód, aby łączyć funkcję reprezentanta w zakresie kontroli i pełnomocnika procesowego. Stwierdził tak WSA w Krakowie w nieprawomocnym wyroku z dnia 20 stycznia 2012 r., sygn. akt I SA/Kr 2025/11. Sąd dodał, że upoważnienie do reprezentowania podatnika zarówno w trakcie kontroli, jak i postępowania podatkowego może wynikać z jednego dokumentu. Musi jednak być on odpowiednio ujawniony organom podatkowym.

O ile upoważnienie do reprezentowania w zakresie kontroli podatkowych wolno złożyć przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań weryfikacyjnych, o tyle pełnomocnictwo procesowe musi znaleźć się w aktach każdej sprawy. Podkreślił to NSA w wyroku z dnia 12 maja 2009 r., sygn. akt II FSK 520/08. Pełnomocnictwo potwierdzające umocowanie pełnomocnika do działania w imieniu podatnika w trakcie postępowania podatkowego może być udzielone na piśmie lub ustnie. Upoważnienie pisemne wiąże urzędników od dnia złożenia do akt sprawy jego oryginału lub urzędowo poświadczonego odpisu, a pełnomocnictwo ustne - od dnia zgłoszenia do protokołu. Zakres umocowania pełnomocnika musi być jasno określony. Zadaniem urzędników nie jest badanie, czy podatnika i jego zastępcę wiąże umowa o określonej treści, czy ma ona wpływ na sposób działania pełnomocnika, czy dotyczy ona postępowania w danej sprawie.

Co ważne, złożenie pełnomocnictwa lub jego odpisu wiąże się z obowiązkiem uiszczenia opłaty skarbowej. Odstępstwa od tej zasady przewidziane są w nielicznych sytuacjach, np. w przypadku udzielenia upoważnienia małżonkowi.

Przykład upoważnienia
Mikołaj Majewski ul. Morelowa 12/1 45-331 Opole NIP: 7541111111	Opole, 21.08.2012 r.
Upoważnienie do reprezentowania w zakresie kontroli podatkowych Ja niżej podpisany, udzielam Pani Krystynie Wachowiak, zam. w Opolu przy ul. Rolnej 13/9, legitymującej się dowodem osobistym nr ALF 54321, PESEL: 78091111111, upoważnienia do reprezentowania mnie w zakresie wszystkich kontroli podatkowych prowadzonych przez Urząd Skarbowy w Opolu. Zakres upoważnienia obejmuje czynności wskazane w art. 281a § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749).
	Mikołaj Majewski