Kontrola podatkowa w sprawie rozliczeń podatku VAT - prawa i obowiązki podatnika

1. Kiedy rozpoczyna się postępowanie kontrolne?

Zgodnie z art. 282 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), wszczęcie postępowania kontrolnego następuje zawsze z urzędu, co różni to postępowanie od postępowania podatkowego, które może być także wszczęte na wniosek strony.

Wszczynając kontrolę należy doręczyć podatnikowi zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. W zawiadomieniu tym oprócz zakresu kontroli musi znaleźć się również pouczenie o prawie do złożenia korekty deklaracji. Organ podatkowy - co do zasady - może wszcząć kontrolę nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Oznacza to, że w przypadku gdy kontrola w tym terminie nie zostanie wszczęta, konieczne jest doręczenie ponownego zawiadomienia. Jedynie za zgodą podmiotu kontrolowanego istnieje możliwość wcześniejszego wszczęcia kontroli (przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia).

Przepis art. 282c Ordynacji podatkowej dopuszcza możliwość wszczęcia kontroli bez zawiadamiania podatnika o zamiarze jej przeprowadzenia. Wśród wymienionych w tym przepisie szczególnych przypadków, w których organ podatkowy może wszcząć kontrolę bez ww. zawiadomienia, znajdują się m.in. sytuacje, w których kontrola dotyczy zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług, bądź też ma charakter doraźny dotyczący ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury.

Wszczęcie kontroli podatkowej następuje przez doręczenie kontrolowanemu lub osobie upoważnionej do reprezentowania go w czasie kontroli, upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowej.

2. Prawa i obowiązki podatnika w trakcie kontroli

W czasie trwania postępowania kontrolnego organ podatkowy wykonuje szereg czynności, na podstawie których ustala, czy w kontrolowanym zakresie nie doszło ze strony podatnika do żadnych uchybień. Jeżeli kontrola dotyczy prawidłowości rozliczania podatku od towarów i usług, kontrolujący sprawdzają rozliczenia podatnika zarówno pod kątem prawidłowego ustalania momentu powstania obowiązku podatkowego od wykonywanych przez niego czynności, jak i rozliczania podatku należnego, a także terminowego i uzasadnionego odliczania podatku naliczonego od dokonywanych zakupów towarów i usług.

W związku z prowadzonym postępowaniem kontrolnym, zarówno po stronie organów podatkowych, jak i po stronie podmiotu kontrolowanego występują pewne obowiązki, nałożone przez ustawodawcę, ale także i uprawnienia, z których obie strony mogą korzystać.

Wśród najistotniejszych uprawnień podmiotów wykonujących czynności kontrolne wymienić można prawo do:

wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego,
wstępu do lokali mieszkalnych w przypadku wymienionym w art. 276 § 1 Ordynacji podatkowej, tj. w przypadku konieczności weryfikacji poniesionych wydatków na cele mieszkaniowe,
żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz dokonania jego oględzin,
żądania udostępnienia akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów i notatek,
zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą,
zabezpieczania zebranych dowodów,
legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,
żądania przeprowadzenia spisu z natury,
przesłuchiwania świadków, kontrolowanego oraz innych osób wymienionych w art. 287 § 4 Ordynacji podatkowej,
zasięgania opinii biegłych,
żądania wydania na czas trwania kontroli, za pokwitowaniem: próbek towarów, akt, ksiąg, dokumentów - w razie powzięcia podejrzenia, że są one nierzetelne, lub w sytuacji gdy podatnik nie zapewnia kontrolującym warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych związanych z badaniem tej dokumentacji,
przesłuchania kontrolowanego w charakterze strony - przy spełnieniu wymogu uzyskania zgody strony na to przesłuchanie; pamiętać należy, iż podatnik będący stroną postępowania ma prawo odmowy przesłuchania,
żądania od kontrolowanego złożenia oświadczenia o stanie majątkowym na podstawie art. 285a § 3 Ordynacji podatkowej,
oględzin lokalu mieszkalnego w trakcie kontroli podatkowej (za zgodą kontrolowanego),
sporządzania kopii kontrolowanych dokumentów,
legitymowania osób w trakcie kontroli,
przeprowadzenia kontroli w asyście - w przypadku oporu utrudniającego przeprowadzenie czynności kontrolnych, bądź też w sytuacji gdy zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że opór taki może mieć miejsce, kontrolujący może wezwać pomoc organu Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Straży Granicznej lub Straży Miejskiej,
wykorzystywania w postępowaniu dowodowym sprzętu audiowizualnego,
swobodnego wstępu na teren jednostki kontrolowanej - organy kontrolujące mają prawo wstępu na teren jednostki kontrolowanej na podstawie legitymacji służbowej bez potrzeby uzyskiwania przepustki oraz nie podlegają rewizji osobistej.

Podatnik w trakcie kontroli ma prawo do uczestniczenia w czynnościach kontrolnych - osobiście bądź przez wskazaną przez siebie osobę (art. 285 Ordynacji podatkowej). Jeżeli podmiotem kontrolowanym jest osoba prawna bądź jednostka nieposiadająca osobowości prawnej (np. spółka cywilna), kontrola odbywa się w obecności osób upoważnionych do reprezentowania tychże podmiotów, czyli członka zarządu, wspólnika lub innych osób upoważnionych do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw.

Kontrolowany podatnik powinien - w miarę możliwości - zapewnić kontrolującym odpowiednie warunki do pracy (samodzielne pomieszczenie). Podatnik, w trakcie trwania kontroli, ma obowiązek udzielania wszelkich wyjaśnień w związku z prowadzonym postępowaniem kontrolnym. Powinien także przedstawić kontrolującym wszystkie żądane przez nich dokumenty.

Kontrola powinna być zakończona bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie wskazanym w upoważnieniu. Może się zdarzyć, że w terminie tym nie uda się kontrolującym przeprowadzić wszystkich czynności kontrolnych. Jeżeli organ wie, że nie dochowa terminu wskazanego w upoważnieniu, ma obowiązek zawiadomić kontrolowanego, podając przyczyny przedłużenia terminu zakończenia kontroli i wskazując nowy termin zakończenia kontroli.

Uwaga

Dokumenty dotyczące czynności kontrolnych dokonanych po upływie terminu zakończenia kontroli wskazanego w upoważnieniu nie stanowią dowodu w postępowaniu podatkowym, chyba że został wskazany nowy termin zakończenia kontroli.

3. Zakończenie kontroli podatkowej - zastrzeżenia do protokołu

Kontrola podatkowa zostaje zakończona w dniu doręczenia protokołu. Jest to dokument, z którego wynika przebieg postępowania kontrolnego. Sporządza go w dwóch egzemplarzach organ, który przeprowadzał kontrolę u danego podatnika, z czego jeden otrzymuje kontrolowany.

Protokół kontroli zawiera w szczególności:

1) wskazanie kontrolowanego,

2) wskazanie osób kontrolujących,

3) określenie przedmiotu i zakresu kontroli,

4) określenie miejsca i czasu przeprowadzenia kontroli,

5) opis dokonanych ustaleń faktycznych,

6) dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów,

7) ocenę prawną sprawy będącej przedmiotem kontroli,

8) pouczenie o prawie do złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień oraz prawie do złożenia korekty deklaracji,

9) pouczenie o obowiązku zawiadomienia organu podatkowego przez kontrolowanego o każdej zmianie swojego adresu dokonanej w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia kontroli podatkowej, jeżeli w toku kontroli podatkowej ujawniono nieprawidłowości oraz skutkach niedopełnienia tego obowiązku.

W praktyce, w sytuacji gdy kontrolowany podatnik nie zgadza się z ustaleniami, które organ poczynił i które wynikają z otrzymanego protokołu, może w ciągu 14 dni od dnia jego doręczenia przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując równocześnie stosowne wnioski dowodowe. Organ podatkowy musi zastrzeżenia te rozpatrzyć w terminie 14 dni od ich otrzymania. Jednocześnie musi zawiadomić kontrolowanego o sposobie ich załatwienia, wskazując w szczególności, które zastrzeżenia nie zostały uwzględnione wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym.

W przypadku gdy kontrola przeprowadzona w firmie podatnika nie wykazała żadnych nieprawidłowości, można uznać, że na tym etapie kończy się postępowanie kontrolne - bez dalszych skutków dla podatnika. Inaczej będzie w przypadku wykrycia nieprawidłowości w rozliczaniu podatków. Wówczas podatnik po zakończeniu postępowania kontrolnego powinien odpowiednio skorygować deklarację za kontrolowany okres, aby uniknąć następstw w postaci postępowania podatkowego.