Obowiązek wdrożenia w firmie wewnętrznej procedury w zakresie MDR

Spółka z o.o. prowadzi działalność produkcyjno-usługową. W 2022 r. uzyskała przychody przekraczające 8 mln zł. Czy spółka z o.o. musi opracować wewnętrzną procedurę w zakresie wywiązywania się z obowiązków związanych z raportowaniem schematów podatkowych?

Obowiązek posiadania wewnętrznej procedury dotyczy podmiotów spełniających określone kryterium wysokości przychodów lub kosztów, które są promotorami, zatrudniają promotorów lub faktycznie wypłacają im wynagrodzenie.

Wewnętrzna procedura to - opracowane z uwzględnieniem charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności danego podmiotu - zasady postępowania w zakresie przeciwdziałania niewywiązywaniu się z wymogu przekazywania informacji o schematach podatkowych (patrz ramka). Obowiązek stosowania takiej procedury został nałożony na osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej będące promotorami, zatrudniające promotorów lub faktycznie wypłacające im wynagrodzenie, których przychody lub koszty, w rozumieniu przepisów o rachunkowości, przekroczyły w roku poprzedzającym rok obrotowy równowartość 8 mln zł. Chodzi o przychody lub koszty ustalone na podstawie ksiąg rachunkowych. Określa to art. 86l § 1 Ordynacji podatkowej. Podmiot zobligowany do posiadania wewnętrznej procedury w roku obrotowym ma obowiązek kontynuować jej stosowanie przez okres kolejno następujących po tym roku 3 lat obrotowych w przypadku, gdy wysokość przychodów lub kosztów nie przekroczyła w roku poprzedzającym ten okres równowartości 8 mln zł.

Wymóg stosowania wewnętrznej procedury dotyczy przede wszystkim podmiotów działających w charakterze promotorów, także podmiotów, które z powodów regulacyjnych nie powinny świadczyć usług doradczych, lecz faktycznie je wykonują. Sformułowanie "zatrudniające promotorów lub faktycznie wypłacające im wynagrodzenie" może sugerować wymóg posiadania wewnętrznej procedury przez podmioty korzystające ze schematu podatkowego zatrudniające doradcę, np. doradcę podatkowego lub radcę prawnego. Ministerstwo Finansów w Objaśnieniach podatkowych z dnia 31 stycznia 2019 r. podaje jednak, że do wdrożenia wewnętrznej procedury nie są generalnie zobligowani korzystający, którzy zatrudniają doradcę na umowę o pracę. Obowiązek jej posiadania istnieje jednak w sytuacji, gdy zatrudnia się daną osobę (np. dyrektora finansowego) i wypłaca jej wynagrodzenie, a ona działa w charakterze promotora w stosunku do innych podmiotów (np. z grupy kapitałowej). Sam fakt zapłaty przez korzystającego za usługę doradztwa podatkowego nie generuje wymogu posiadania wewnętrznej procedury, jeżeli efekty tego doradztwa są wykorzystywane wyłącznie w jego działalności (a nie udostępniane również innym podmiotom np. z grupy kapitałowej).

Wewnętrzna procedura określa w szczególności:

1)	czynności lub działania podejmowane w celu przeciwdziałania niewywiązywaniu się z obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych,
2)	środki stosowane w celu właściwego wypełnienia obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych,
3)	zasady przechowywania dokumentów oraz informacji,
4)	zasady wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Szefowi KAS informacji o schematach podatkowych,
5)	zasady upowszechniania wśród pracowników podmiotu wiedzy z zakresu przepisów dotyczących schematów podatkowych,
6)	zasady zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów dotyczących obowiązków związanych z raportowaniem schematów podatkowych,
7)	zasady kontroli wewnętrznej lub audytu przestrzegania przepisów dotyczących zgłaszania schematów podatkowych oraz zasad postępowania określonych w wewnętrznej procedurze.